Anhang zum Auftragsverarbeitungsvertrag · Art. 32 DSGVO · Stand: Oktober 2026
1. Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b)
Zutrittskontrolle
Die Serverstandorte in Frankfurt am Main werden von Vercel und Neon betrieben. Mitarbeiter des Auftragsverarbeiters haben keinen physischen Zugang.
Zugangskontrolle
Anmeldung mit E-Mail-Adresse und Passwort; Passwörter ausschließlich als bcrypt-Hash mit zwölf Runden, Mindestlänge zehn Zeichen. Registrierung in drei Schritten mit Prüfung der USt-IdNr. über VIES und Bestätigung der E-Mail-Adresse.
Zwei-Faktor-Anmeldung
Für alle Konten steht eine zweite Anmeldestufe über ein zeitbasiertes Einmalpasswort (TOTP) zur Verfügung. Eigentümern und Administratoren wird sie in der Anwendung aktiv empfohlen; ob sie genutzt wird, entscheidet der Verantwortliche für seine Konten. Für Konten des Plattform-Betreibers, die mandantenübergreifend zugreifen können, ist sie verpflichtend.
Mandantendaten sind über eine Mandantenkennung strikt getrennt. Eine serverseitige Prüfung verhindert den Zugriff auf fremde Mandanten auch bei manipulierten Cookies.
Pseudonymisierung
Interne Protokolle enthalten Benutzerkennungen statt E-Mail-Adressen. Passwörter werden niemals im Klartext gespeichert.
2. Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b)
Weitergabekontrolle
Alle Verbindungen ausschließlich über TLS 1.3, HTTPS mit HSTS. E-Mail-Versand mit SPF, DKIM und DMARC.
Eingabekontrolle
Änderungen an Geschäftsdaten werden mit Benutzerkennung, Zeitpunkt sowie altem und neuem Wert protokolliert. Aktionen des KI-Assistenten werden zusätzlich in einem eigenen Protokoll erfasst.
Verschlüsselung im Ruhezustand
AES-256 in der Datenbank. Sicherungen verschlüsselt in der Dateiablage.
Missbrauchsabwehr
Begrenzung von Registrierungen und Anmeldeversuchen anhand der IP-Adresse, Sperrlisten für Wegwerf-Adressen, Blockierung kostenloser Freemail-Anbieter.
3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b und c)
Verfügbarkeitskontrolle
Redundantes Edge-Netzwerk, Datenbank mit automatischer Umschaltung, laufende Überwachung über einen Statusendpunkt.
Sicherungsstrategie
Tägliche automatische, verschlüsselte Datenbanksicherungen, Aufbewahrung 30 Tage rollierend (die letzten sieben bleiben auch bei einem Ausfall erhalten). Der Wiederherstellungsvorgang ist dokumentiert.
Wiederherstellbarkeit
Wiederherstellung auf einen Zeitpunkt innerhalb der letzten sieben Tage über die Datenbankplattform; vollständige Wiederherstellung aus einer Sicherung innerhalb von vier Stunden.
Verfügbarkeit
Es wird keine bestimmte Verfügbarkeit zugesagt. Der unverbindliche Richtwert und die Ausnahmen ergeben sich aus § 7 AGB.
Mindestens jährliche Überprüfung des Verzeichnisses der Unterauftragsverarbeiter und ihrer Nachweise. Neue Unterauftragsverarbeiter werden mindestens 30 Tage vorher angekündigt.
Reaktion auf Vorfälle
Erkennung, interne Analyse, Meldung an den Verantwortlichen innerhalb von 24 Stunden und an die Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden nach Art. 33 DSGVO.
Reaktion auf Anfragen
Betroffenenanfragen nach den Art. 15 bis 22 DSGVO werden innerhalb von 30 Tagen bearbeitet. Ansprechpartner: future-energy@bmsystems.at.
Auftragskontrolle
Verarbeitungen erfolgen nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen. Weisungen können jederzeit per E-Mail erteilt werden.
5. Löschung und Rückgabe
Nach Vertragsende
Nach Wahl des Verantwortlichen unmittelbare Löschung oder Bereitstellung der Daten für 30 Tage zum Export. Danach unwiderrufliche Löschung, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
Aufbewahrungspflichten
Buchhaltungsdaten sieben Jahre nach § 132 BAO, sonstige Kontaktdaten drei Jahre.
Automatische Fristen
Trial-Historie 24 Monate, Nachweise der Cookie-Einwilligung 36 Monate, Protokoll der KI-Aktionen zwölf Monate, abgelaufene Registrierungscodes 24 Stunden. Die Löschung läuft täglich automatisch.
Sicheres Löschen
Datensätze werden zunächst als gelöscht markiert und anschließend durch einen täglichen Lauf endgültig entfernt. Sicherungen werden bei der Rotation überschrieben.
6. Zusätzliche Maßnahmen für die KI-Verarbeitung
Umfang der Übermittlung
An den Modellanbieter gehen nur die Eingabe des Benutzers und die zur Beantwortung erforderlichen Geschäftsdaten, nicht der gesamte Datenbestand des Mandanten.
Aufbewahrung beim Modellanbieter
Nach den kommerziellen Bedingungen von Anthropic 30 Tage; als auffällig markierte Inhalte können darüber hinaus aufbewahrt werden.
Kein Training
Kundendaten werden nicht für das Training von Modellen verwendet.
Protokollierung
Jede Aktion des Assistenten wird mit Benutzer, Zeitpunkt, Werkzeug, übergebenen Angaben und Ergebnis protokolliert. Der Benutzer kann seinen Chatverlauf jederzeit einsehen und löschen.
Bestätigungspflicht
Vorgänge mit Wirkung nach außen — Versand von Rechnungen, Angeboten und Mahnungen, Mahnläufe sowie das Löschen von Datensätzen — führt der Assistent erst nach ausdrücklicher Bestätigung durch den Benutzer aus. Lesende Abfragen sowie das Anlegen von Stammdaten und Belegentwürfen führt er unmittelbar aus; diese Schritte sind protokolliert und umkehrbar.
Die Maßnahmen werden bei wesentlichen Änderungen aktualisiert. Der aktuell gültige Stand ist stets auf dieser Seite abrufbar. Bestandskunden werden per E-Mail informiert, wenn Änderungen ihre Verarbeitung wesentlich beeinflussen können.